Starptautiski pētījumi un pieredze rāda, ka ļoti daudzi uzņēmumi, ieviešot pārmaiņas, saskaras ar grūtībām, galvenokārt saistītām ar darbinieku neizpratni, nevēlēšanos pieņemt pārmaiņas un pat apzinātu pretošanos. Tas uzņēmumiem maksā gan laiku, gan naudu. Taču novērojumi arī rāda, ka vadītāji nereti pieļauj kļūdas pārmaiņu vadībā un komunikācijā, kas arī noved pie neveiksmīga atrisinājums – laba pārmaiņu ideja kļūst par mokām, konfliktiem un zemas produktivitātes. Piedāvāju nelielu ieskatu piecos priekšnoteikumos, kas nosaka veiksmīgu pārmaiņu komunikācijas vadību.
Komunikācija izriet no pārmaiņu nolūka Pārmaiņas sākas ar nolūku kaut ko mainīt. Uzņēmuma īpašnieki vai organizāciju vadītāji kaut kādu iemeslu dēļ pieņem lēmumu, ka ir jāmaina darbības pieeja, piemēram, jāuzlabo produktivitāte, jāsakārto procesi, jāmaina struktūra, jāsamazina darbinieku skaits, jāattīsta jauns darbības virziens, jāmaina birojs, jāmaina kultūra, jāapvienojas ar citu uzņēmumu utm. Visas šīs situācijas ir saistītas ar pārmaiņām, tikai katra savā veidā atšķiras ar pārmaiņu vadības un komunikācijas pieeju. Tāpēc šis ir pirmais un svarīgākais punkts – saprast, kas ir mūsu pārmaiņas? Ko tieši gatavojamies mainīt? Liekas ļoti elementārs jautājums, taču, kad vadītāji sāk iedziļināties savā pārmaiņu nolūkā, var atklāties dažādas nozīmīgas nianses, kas maina komunikācijas pieeju ar darbiniekiem un ļauj ieraudzīt riskus pārmaiņu vadības procesā. Plānošana nav laika tērēšana Jā, mēs dzīvojam ļoti dinamiskā laikā, kad nav daudz laika sēdēt un prātot. Uzvarētāji konkurences cīņā ir tie, kuri spēj pieņemt labāko lēmumu īsākā laikā, taču šis ir arī risks iekrist lamatās. Ja veltām laiku kopējās sapratnes veidošanai vadības komandā, kas ir mūsu pārmaiņu virzošie un kavējošie faktori, kā arī skaidri saprotam, ka pārmaiņu vadībā ir nevis divi režīmi “Identificēt pārmaiņas” un “Ieviest pārmaiņas”, bet vēl vismaz divi posmi pirms un viens pēc ieviešanas, tad izdarām mājas darbu, kas palīdzēs virzīt pārmaiņas mērķtiecīgi un jēgpilni. Parasti vadītāji pārāk maz laika velta svarīgiem pārmaiņu jautājumiem, kuru vidū ir, piemēram, uzņēmuma kultūras izvērtēšana, lai noteiktu gatavību pārmaiņām. Iekšējā komunikācija ir pārmaiņu atslēga Lai cik labi mēs būtu izplānojuši pārmaiņu ieviešanu, tās iespējams iedzīvināt vienīgi caur iekšējās komunikācijas procesu. Turklāt nevis tādu, kura centrā ir uzstādījums uzņēmuma/organizācijas sabiedrisko attiecību cilvēkiem: “Mums jānokomunicē šis darbiniekiem!”, bet skaidra izpratne par to, kas cilvēkiem ir jādzird, kas jāpiedzīvo un jāpieredz, lai pārmaiņas varētu pieņemt. Tieši tāpēc pārmaiņu plānošanas posmā nozīmīga loma ir komunikācijas profesionālim un viņa spējai pārmaiņu nolūku sasaistīt ar komunikāciju, padarot to par vadības procesu. To iespējams, analizējot pārmaiņu mērķi caur darbinieku skatu punkta, tādejādi veidojot visefektīvākos vēstījumus un komunikācijas pieejas. Pārmaiņu pieņemšanai ir vajadzīgs laiks Domāju, ka katrs vadītājs gribētu piedzīvot situāciju, ka līdz ko viņš/-a sāk komunicēt pārmaiņas, darbinieki sajūsmā aplaudē un ir gatavi iesaistīties. Jā, būs tāda darbinieku kategorija, kas jau sen gaidīja pārmaiņas un uzstāsies kā neformālie to vēstnieki, taču kolektīvā būs arī piesardzīgie un negatīvi noskaņotie. Starp citu, pārmaiņu plānošanas posmā noder sasegmentēt šīs darbinieku grupas, lai saprastu, kuri būs pārmaiņu virzītāji, bet, kuri kavētāji. Taču neatkarīgi no segmentiem, būtu vērts atcerēties, ka, lai darbinieki varētu pilnībā pieņemt pārmaiņas, viņiem ir jāiziet cauri sešiem domāšanas līmeņiem, kur pirmais ir “Man tikko kaut ko pateica par pārmaiņām” un pēdējais līmenis “Esmu gatavs ar prieku darīt”. Pa vidu ir vēl četri posmi, kuri ir atkarīgi no prasmīgas vadītāju komunikācijas. Līdz ar to labā prakse rāda, ka atkarībā no pārmaiņu apjoma, uzņēmumos to ieviešana prasa laiku līdz vienam gadam. Tas prasa pacietību un fokusu gan vadītājiem, gan darbiniekiem, taču grūtības pārvarēt ir daudz vieglāk, ja vadības un komunikācijas uzstādījumi ir skaidri un sakārtoti, un neliek nevienam atgriezties pie jautājuma: “Kāpēc mēs vispār šo sākām?”.